Trenger du noen å snakke med?

Kirkens SOS søker prosjektmedarbeider!

Vi trenger din kunnskap og ditt pågangsmot! For nå skjer det spennende ting. Kirkens SOS skal fra 1.1.2019 omdannes til en landsforening. De 11 lokale SOS-sentrene skal innlemmes i en ny linjestyrt landsforening ved virksomhetsoverdragelse. Nå mobiliserer vi kunnskap og nøyaktighet i kombinasjon med samarbeid og gjennomføringsevne slik at omdanningen kan skje så raskt og riktig som mulig. Overgangen til landsforening krever en ekstra innsats.
Bilde: Kirkens SOS/ fotograf Torstein Ihle
Kirkens SOS er landets største døgnåpne krisetjeneste. Bilde: Kirkens SOS/ fotograf Torstein Ihle

Vi søker derfor deg som blir motivert av utfordringer og som liker å tenke helhet og løsninger sammen med andre. Du greier å kombinere overordnet strategiske arbeid, med å jobbe praktisk og uanstrengt med rutineoppgaver. Du ser behovet for å sikre daglig flyt innenfor personal, økonomi og administrasjon og jobber gladelig med håndverket.

Du har høyere utdannelse i bagasjen, men det viktigste er at du har jobbet med tilsvarende oppgaver og utfordringer før og er serviceinnstilt. Samtidig er du god på IKT og kan uten problem identifisere deg med Kirkens SOS sin profil.

Vi vil ønske at du er engasjert, strukturert og kan tenke langsiktig og at du motiveres og trives i en liten stab av dedikerte medarbeidere som ser og oppmuntrer hverandre. Derfor har du heller ikke noe imot en hverdag med høyt tempo og varierte arbeidsoppgaver. Du liker engasjement og humør. Vi gleder oss til å få deg med på laget.

Du får lønn etter avtale og innskuddsbasert pensjonsordning ut over avtalefestet ordning.

Om prosjektet

Prosjektperioden er på 12-18 mnd., litt avhengig av hva behovet viser seg å bli og hva den som ansettes ønsker. Fokus er å håndtere omdanningen med profesjonell utøvelse og å hindre at Kirkens SOS sin operative kapasitet reduseres i overgangen.

Sammenslutningen Kirkens SOS i Norge skal omdannes til en landsforening men skal fortsatt ha en sterk lokal forankring. Det skal etableres en helhetlig ledelse med sentralt arbeidsgiveransvar og eierskap. Dette skal sikre bedre og mer effektive fellesløsninger. Målet med omdanningen er å støtte og avlaste lokalleddet slik at lokalleddet enda mer kan fokusere på mobilisering for den døgnåpne krisetjenesten vår.

 Prosjektmedarbeider rapporterer til generalsekretæren og har Økonomi- og administrasjonsansvarlig som arbeidsleder og skal samhandle med fagansvarlig om sekretariatsfunksjoner for Landsstyret og Landsmøtet.

Tidsrom

  • Ansettelse fra 15. august 2018 i 12 mnd. eller 18 mnd.
  • Endelig fastsettelse av lengde på prosjektet avtales ved oppstart med den som får stillingen.
  • Det kan være en mulighet for forlengelse/fast stilling etter prosjektperioden, men med en endret stillingsbeskrivelse.

Målsetting for prosjektstillingen

Delta i utvikling, drift, støtte og rådgivning innen hovedområdene personal, økonomi, administrasjon i implementeringsfasen for ny organisasjon.

Prosjektmedarbeider rapporterer til generalsekretær og har Økonomi- og administrasjonsansvarlig som arbeidsleder og skal samhandle med fagansvarlig om sekretariatsfunksjoner for Landsstyret og Landsmøtet.

  Tidsrom: 

·        Ansettelse fra 15. august 2018 i 12 mnd. eller 18 mnd.

·        Endelig fastsettelse av lengde på prosjektet avtales ved oppstart med den som får stillingen.

·        Det kan være en mulighet for forlengelse/fast stilling etter prosjektperioden, men med en endret stillingsbeskrivelse.

 

Målsetting for prosjektstillingen: 

Delta i utvikling, drift, støtte og rådgivning innen hovedområdene personal, økonomi, administrasjon i implementeringsfasen for ny organisasjon.

 

OPPGAVER

Økonomi:

a)      Delta i arbeidet med å etablere og drifte felles lønns- og regnskapssystemer for alle sentrene i implementeringsfasen.

 

b)     Utføre og kvalitetssikre økonomirutiner i Landssekretariatet

·        Behandle innkommende fakturaer

·        Sende ut fakturaer

·        Håndtere kontakten med Helsedirektoratet i prosjektperioden

o   Søke tilskudd

o   Rapportere på tilskudd

o   Fordele tilskudd

·        Søke og fordele momskompensasjon

·        Delta i arbeidet med Årsavslutning (årsregnskap, styrets beretning osv.)

·        Bistå med å levere økonomisk beslutningsgrunnlag til de aktører/ fora som etterspør det

·        Andre økonomioppgaver

 

c)      Utføre og kvalitetssikre rutiner for lønn

·        Være i dialog med regnskapskontor

·        Lage samleskjema for regnskapskontorets månedlige lønnskjøring  

·        Oppdatere endinger

 

Personal:

·        Delta i arbeidet med å utarbeide og oppdatere personalhåndbok, økonomihåndbok og arbeidsreglement – standardversjoner i prosjektperioden

·        Sikre og drifte alle personaladministrative rutiner

·        Implementere og følge opp nye pålagte GDPR personvernregler 

·        Bistå i å etablere og vedlikeholde nytt personalarkiv

·        Registrere sykemeldinger og bistå i oppfølgingen av sykemeldte

·        Følge opp refusjon fra NAV

·        Følge opp pensjonsordningen, både i forhold til leverandør og ansatte

 

Administrasjon:

·        Sende ut innkalling, sakspapirer og referat for Landsstyremøtene og Landsmøtene i samarbeid med Generalsekretær.

·        Sikre korrekt registrering i Brønnøysundregisteret og Stiftelsestilsynet fra 1.1.2019. Fokus på å:

o   Registrere riktig styre i Brønnøysundregisteret fra 1.1.2019

o   Innhenting av korrekte og signerte protokoller fra sentrene

o   Registrere sletting 

o   Registrere alle sentrene i Enhetsregisteret

·        Oppfølging av avtaler med IKT- leverandører

·        Sikre drift av IKT ved forefallende oppgaver og oppfølging av henvendelser fra ansatte og opp mot leverandør

·        Håndtere henvendelser fra ansatte vedrørende IKT

·        Bistå med opplæring og tiltak som øker adopsjonsraten/ bruken av IKT-systemet

For øvrig:

Den som ansettes må også være innstilt på å ta del i generelle daglige oppgavene som skal løses av Landssekretariatet etter avtale med økonomi og administrasjonsansvarlig.

Send søknaden til: [email protected]

Har du spørsmål, ta kontakt:

Leif Jarle Theis, generalsekretær, mobil: 917 13 217

Håvard Slåttå, økonomi- og administrasjonsansvarlig, mobil: 900 96 979